Давайте вспомним, какие нужно подготовить документы, которые понадобятся для проведения периодического медосмотра. Описанные рекомендации, шаги на стадиях процесса, помогут оформить документы без ошибок и сэкономить время.

Список контингента

Нужно изучить вредные и опасные факторы, которые воздействуют на сотрудников, а также виды выполняемых ими работ, чтобы составить список контингента. Если на рабочем месте еще не проводили спецоценку, необходимую информацию можно получить из лабораторных исследований в рамках производственного санитарного контроля. Кроме того, следует проанализировать трудовые обязанности и материалы, которые сотрудник применяет в работе. Например, уместно использовать эксплуатационную, технологическую и другую документацию на машины, механизмы, оборудование, сырье и материалы, которые применяют при производственной деятельности, соглачно пункта 19 Порядка № 302н.

Утвержденной формы списка контингента нет. Поэтому важно внести в документ информацию, которую предусмотрели в Порядке № 302н. Это два основных пункта: профессия или должность работника по штатному расписанию и вредные производственные факторы со ссылкой на пункт Приказа № 302н — это следует из пункта 20 Порядка № 302н.

Далее необходимо утвердить список контингента у работодателя и в течение 10 календарных дней направить его в территориальный Роспотребнадзор — так прописано в пункте 21 Приказа № 302н. Нужно получить в ведомстве отметку на своем экземпляре списка. Это будет подтверждением, что документ направили вовремя.

Поименный список

Поименный перечень составляют на основании утвержденного списка контингента, согласно пункта 22 Порядка № 302н. В документе нужно указать фамилии, имена, отчества работников полностью, их должности или профессии по штатному расписанию, наименование структурного подразделения и вредные производственные факторы со ссылкой на пункт приказа № 302н. Утвержденной формы документа нет.

Поименные списки необходимо утвердить у работодателя и направить в медицинскую организацию на согласование. Сделать это надо не позднее чем за два месяца до даты начала проведения периодического осмотра, согласно пункта 23 Порядка № 302н. На основании поименного списка медицинская организация составит календарный план.

Направление

Необходимо вручить направления сотрудникам, которые должны пройти медосмотр. Важно указать в документе информацию, которую предусмотрели в Порядке № 302н:

• название организации и код ОКВЭД;
• название медорганизации, ее фактический адрес и код по ОГРН;
• вид медицинского осмотра: предварительный или периодический;
• фамилию, имя, отчество работника;
• дату рождения работника;
• наименование структурного подразделения, в котором занят работник;
• наименование должности, профессии или вида работы;
• вредные и опасные производственные факторы, а также вид работы по утвержденному работодателем списку контингента.

Направления выдает сотрудник, которого приказом назначил работодатель. Например, это может быть специалист кадровой службы. Он подписывает направление с указанием своей должности, фамилии и инициалов. Работник, который получил направление, также ставит свою подпись.

Журнал учета направлений

В организации нужно вести учет направлений, которые выдали работникам для прохождения медосмотра — так указано в пункте 8 Порядка № 302н. Удобнее всего организовать такой учет с помощью журнала, но можно выбрать и другой способ. Форма журнала законом не установлена, поэтому работодатель может разработать ее самостоятельно.

Журнал ведет сотрудник, которого приказом работодатель назначил ответственным. Для удобства назначают того же сотрудника, который выдает направления на медосмотр. Нужно указать в документе, кому и когда выдали направление. Также нужно предусмотреть в журнале графы, чтобы отметить, когда получили заключительный акт и какие рекомендации по оздоровительным и профилактическим мероприятиям указали медики.

При заполнении журнала не следует оставлять пустые строчки, нужно избегать исправлений и не использовать корректор. Неверную запись нужно аккуратно перечеркнуть и внести верную. Рядом с ошибочно внесенной записью ответственное лицо ставит подпись с расшифровкой и дату внесения изменений.