Не всегда легко найти добросовестного поставщика — в больших городах легко связаться с мошенниками, а на периферии соответствующие монополисты ставят свои условия. Это выливается в нежелательные расходы, штрафы при проверках и даже в простои, потому что работники не могут выполнять работу без средств индивидуальной защиты. Давайте рассмотрим ошибки, возникающие при закупке СИЗ, и некоторые нюансы при заключении договоров и выборе поставщика.
Ошибка 5. Поставщик оказался мошенником
В организацию обратился только начинающий работу в городе продавец спецобуви. Этот продавец предложение заключить договор на выгодных условиях для раскрутки его фирмы. Менеджер организации по снабжению заключил договор и отправил заявку на закупку 20 пар спецобуви. Заказчик внес предоплату 50 процентов от стоимости заказа. После этого представитель поставщика перестал отвечать на звонки и электронные письма. В дальнейшем менеджер по снабжению выяснил, что новый контрагент с таким названием не продает СИЗ, не имеет в штате работников и не планирует работу в этом регионе.
Как исключить ошибку. При заключении договора с малоизвестной компанией, узнайте, сколько лет существует организация. Желателен опыт работы от пяти лет. Рекомендуется встретиться с директором компании и убедиться в наличии производственных помещений и складов с товаром. Нужно проверить наличие интернет-сайта продавца, ознакомиться с отзывами и рекомендациями от заказчиков. Можно зайти на сайт kad.arbitr.ru и посмотреть, имеются ли по поставщику исковые заявления и каков их характер. Узнать финансовую историю организации следует на сайте egrul.nalog.ru. Можно проверить подлинность сертификата и декларации соответствия на СИЗ на сайтах public.fsa.gov.ru/rss_rf и public.fsa.gov.ru/rds соответственно. Также требуется запросить при необходимости акты и протоколы испытаний средств защиты.
Ошибка 6. Если поставщика нет документов на средства защиты
Менеджер компании в договоре с поставщиком прописал наличие сертификатов и деклараций соответствия на защитные костюмы строителей. А через некоторое время директору пришло уведомление о внеплановой проверке инспектором ГИТ. Менеджер запросил документы и выяснил, что сертификаты не соответствуют приобретенной спецодежде. По результатам проверки работодателя оштрафовали в размере 150 тыс. руб. по статье 5.27.1 КоАП. Строителей отстранили от работы, пока для них не доставили новые сертифицированные костюмы.
Как исключить ошибку. Необходимо убедиться, что средства защиты у выбранного поставщика соответствуют требованиям технического регламента Таможенного союза от 09.12.2011 № ТР ТС 019/2011 «О безопасности средств индивидуальной защиты». Следует запросить заверенные копии сертификатов или деклараций и проверить их соответствие с закупленными средствами защиты.
Ошибка 7. Когда в штате поставщика некомпетентный персонал
Специалисту по охране труда ежедневно звонит менеджер компании по продаже спецодежды и предлагает купить каски для работников стройки. Спустя месяц навязчивых звонков он попросил подобрать образцы и привезти их для презентации директору. В итоге менеджер поставщика не отвечал три недели на звонки и письма. Чтобы не сорвать демонстрацию и не получить выговор от директора, специалисту по охране труда пришлось искать другого продавца.
Как исключить ошибку. Нужно убедиться, что менеджер поставщика грамотно общается, способен разрешить сложные задачи и заинтересован в долгосрочном сотрудничестве. К примеру, следует попросить рассказать подробно о продукции, уточнить, какие из перечисленных СИЗ подходят для ваших работников и по каким причинам. Нужно рассказать, какие средства защиты закупаются сейчас, и спросить, чем товар продавца лучше и эффективнее. Надо узнать, готов ли продавец для получения обратной связи о продукции предоставить СИЗ в опытную носку.
Ошибка 8. Если в договоре не предусмотрели доставку от поставщика
Директор одной из компаний сократил бюджет на покупку спецодежды для маляров. Отдел закупок нашел поставщика, который согласился продать СИЗ с 15-процентной скидкой. Менеджер компании направил заявку на 10 комбинезонов и узнал, что сначала нужно внести 100-процентную предоплату. После оплаты образовалась проблема — по договору доставка СИЗ от продавца входит в обязанности покупателя. Компании пришлось заключать договор с другим поставщиком и прописать удобные ей условия оплаты и доставки.
Как исключить ошибку. Необходимо в договоре с поставщиком прописать сроки, условия доставки и оплаты СИЗ. Если цена без доставки значительно ниже, стоит обговорить с директором возможность доставки средств защиты на транспорте организации. При этом следует учесть, что если водитель вашей организации нарушит правила перевозки и повредит СИЗ, нужно будет закупать новые.
Ошибка 9. Если закупили спецодежду у иностранного производителя
Отдел закупок сэкономил бюджет организации на 3 процента при закупке зимней спецодежды дворникам у иностранного производителя. Директору пришло письмо от ФСС о возможности компенсировать затраты на закупку СИЗ. Он поручил бухгалтерии посчитать сумму возмещения, она составила 330 тыс. руб. Для компенсации пришлось в короткий срок найти поставщика спецодежды российского производителя и заключить с ним договор.
Как исключить ошибку. При выборе поставщика следует помнить, что затраты на закупку СИЗ можно возместить за счет средств из ФСС. Для этого от поставщика нужно получить три документа:
- сертификат соответствия;
- заключение о подтверждении производства промышленной продукции на территории России;
- декларацию о происхождении товара на территории членов Евразийского союза.