С сентября 2022 года личная карточка может заменить журналы инструктажей и стажировочные листы. У этого вида документов по охране труда есть как преимущества, так и недостатки. В своей организации специалист по охране труда может разработать и ввести собственную форму личной карточки. Давайте рассмотрим тонкости этого процесса.
Что разрешают новые Правила обучения
До сентября 2022 года инструктажи по охране труда обязательно регистрировали в журналах. Теперь работодатель вправе сам выбирать вид локального документа, чтобы зафиксировать результаты инструктажей — указывается в пункте 88 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464. Стажировку отмечали в журналах инструктажей на рабочем месте или оформляли стажировочные листы, обязательных требований к регистрации процедуры не было.
—— Важно ——
Порядок проведения инструктажа и форму его документирования нужно утвердить локальным актом работодателя — согласно пункта 88 Правил № 2464.
———————————————————————————————————————————————————————————————————
Сейчас для регистрации инструктажей и стажировки можно использовать листы регистрации, личные карточки, личные книжки, продолжать вести журналы или придумать иное название и форму документа. Единственное требование — локальный акт должен содержать обязательную информацию. При регистрации вводного инструктажа необходимо руководствоваться пунктом 86, стажировки — пунктом 90, инструктажей на рабочем месте и целевого инструктажа — пунктом 87 Правил № 2464. При работах повышенной опасности следует оформлять целевой инструктаж согласно НПА, которые регламентируют работу по наряду-допуску.
Результаты обучения и проверки знаний в комиссии работодатель обязан регистрировать в протоколе — требование из пунктов 91, 92 Правил № 2464. Дублировать или нет данные по этому виду обучения в личных книжках или карточках, работодатель решает сам и утверждает порядок в локальных документах.
Кто обязан вести личные карточки
Правила № 2464 не обязывают работодателей вести личные карточки, но требование закрепено в некоторых отраслевых НПА, которые регламентируют инструктажи и обучение по охране труда. В этом случае работодатели обязаны вести личные карточки обучения. Например, личные карточки на каждого работника необходимо вести на предприятиях топливно-энергетической отрасли. Если в отраслевых НПА, присущих для предприятия, нет обязательного требования — можно применять личную карточку по желанию.
До 2021 года при эксплуатации газового хозяйства все инструктажи, кроме целевого, работодатели должны были фиксировать в личных карточках инструктажа. В театрах и концертных залах вводные и первичные инструктажи необходимо было отображать в личных карточках о прохождении обучения. Сейчас эти НПА отменили, поэтому требования утратили силу.
Когда вводят личную карточку обучения
Личную карточку обучения вводят, когда хотят сократить объем документов на одного работника и отображать все виды обучения по ОТ в одном месте. Карточка помогает сократить количество журналов инструктажей и отказаться от стажировочных листов. Но прежде чем вводить личную карточку, следует проанализировать ее плюсы и минусы.
Информативность — основное преимущество личной карточки. В одном месте хранятся сразу все данные по обучению работника. Из карточки можно узнать, в какой период работник обучался, по каким программам, когда проходил первичный инструктаж и т. п. Часто такая информация нужна срочно, когда нет времени на поиск документов.
Пример. На предприятии произошел несчастный случай. Необходимо срочно проверить, прошел ли пострадавший обучение в полном объеме. В организации применяют личные карточки обучения. Поэтому не нужно в спешке искать протоколы обучения, инструктажи в нескольких журналах, листы стажировки. Достаточно запросить карточку у непосредственного руководителя пострадавшего. В ней вся необходимая информация по обучению.
Карточка помогает быстро найти пробелы в обучении во время внутреннего аудита. Но нужно отметить, если ответственные будут пропускать инструктажи и небрежно вести личные карточки, то по ним инспектор ГИТ также быстро выявит нарушения. Поэтому, если будет решено ввести личные карточки, рекомендуется проводить регулярный контроль их заполнения. К примеру, каждый раз при посещении подразделения тактически правильным решением будет запрашивать у руководителя несколько случайных карточек.
При выборе надо учитывать, что карточку потерять легче, чем журнал. Листок может легко попасть не в свою папку, завалиться между предметами или случайно угодить в мусорку. А если отказаться от журнала в пользу личной карточки, при ее потере можно лишиться всех данных по инструктажам и стажировке работника. Поэтому часто в организациях карточки применяют в дополнение к журналам и хранят их отдельно, чтобы обезопасить себя при утере, порче и пр.
При высокой текучести кадров объем карточек быстро растет даже на маленьких предприятиях. Карточки уволенных сотрудников нельзя выкинуть и нужно хранить 45 лет. Возникает необходимость свободного помещения для организации архива.