Иногда случается так, что специалист по охране труда приходит работать в организацию и обнаруживает ситуацию, что какие-то журналы регистрации инструктажей по охране труда по каким-либо причинам отсутствуют. Как действовать и какие материалы подготовить, чтобы доказать инспектору факт утраты инструктажей по охране труда, кого включить в комиссию по расследованию, как оформить акт утери и восстановить инструктажи ? — давайте разбираться.
Бытует стереотип, что инспектор ГИТ может оштрафовать работодателя только в течение одного года после нарушения требований охраны труда. Срок отсчитывают со дня, когда в организации допустили несоблюдение требований. Но такое правило действует только на недлящиеся нарушения, к которым не относится допуск персонала к работе без обучения по охране труда. Поэтому инспектор вправе оштрафовать, даже если потеряны старые документы, которые подтверждают проведение инструктажей по охране труда.
Нужно уведомить руководителя об утере
Когда обнаруживается утеря инструктажей по охране труда, сразу следует сообщить об этом руководителю организации, чтобы избежать обвинений в сокрытии случая. Для этого надо уведомить его с помощью служебной записки. В документе нужно описать обстоятельства, при которых была обнаружена утеря, перечислить наименования инструктажей и указать подразделения, в которых выявлены нарушения. Также требуется обозначить сроки расследования и восстановления инструктажей.
Необходимо создать комиссию по расследованию
Чтобы расследовать причины и обстоятельства утраты инструкций, требуется подготовить приказ о создании комиссии из нечетного числа участников. В документе надо указать состав и обозначить задачи комиссии, а также установить сроки расследования.
Возглавляет комиссию по расследованию директор или его заместитель, так как именно работодатель обязан обеспечить наличие инструктажей по охране труда — согласно статьи 214 ТК РФ. В комиссию можно включить представителей отдела кадров, службы безопасности и членов представительного органа работников, при наличии.
Необходимо расследовать утерю и оформить акт
В ходе расследования нужно опросить ответственных за инструктажи и других причастных лиц, чтобы выявить причины инцидента и виновных. Также надо получить объяснения и с работников, которые ранее отвечали за утерянные инструктажи. В объяснительных ответственные должны подтвердить, что проводили инструктажи вовремя и в соответствии с утвержденными программами. В каждой объяснительной записке необходимо указать период ответственности работника, а сами объяснительные нужно прикрепить к акту об утрате инструктажей по охране труда.
Законом форму акта об утрате инструктажей по охране труда не утвердили, поэтому можно оформить его в свободной форме. В акте обязательно нужно указать причины утраты инструктажей и виновных лиц, а также комиссию, которая расследовала случай. Также необходимо отметить необходимость восстановить инструктажи по охране труда.
В зависимости от причин утраты, к акту прикладываются подтверждающие документы. Если документ утерян должностным лицом, потребуется приложить его объяснение. В случае чрезвычайной ситуации нужно получить подтверждение происшествия. Например, если документы сгорели в пожаре, надо запросить в МЧС справку о пожаре и копию протокола осмотра места пожара, а также опросить очевидцев. Если подтверждающий документ не будет представлен, появится риск получить штраф, так как инспектор ГИТ решит, что ни утери, ни инструктажей не было.