Эксперты по защите персональных данных утверждают, что специалистам по охране труда грозит штраф 100 тысяч рублей от Роскомнадзора в случае нарушения законодательных норм. Давайте рассмотрим действия, которые могут привести к этому.

Cпециалист по охране труда работает с персональными данными ежедневно. При этом постоянно присутствует риск: когда формируются списки на медосмотр, организуется СОУТ или заполняется журнал вводного инструктажа. Если при проверке выяснится, что получены персональные данные в большем объеме, чем нужно, переданы эти данные третьим лицам или хранились без защиты, придется доказывать свою невиновность или платить штраф.

Правило 1. Нельзя запрашивать лишние данные без согласия работника

Ситуация: Когда составляется перечень рабочих мест для проведения СОУТ или проводится вводный инструктаж, нужно запрашивать сведения о работниках, при этом можно получить лишние.

Следует оценить, какие данные по закону обязательны для процедуры по охране труда, и запрашивать у работника только их. Когда данные нужны специалисту по охране труда для исполнения обязанностей, согласие работника на их обработку не требуется — согласно части 1 статьи 6 Федерального закона 27.07.2006 № 152-ФЗ. Если необходимы избыточные сведения, оформлять документ обязательно. Например, запрашивать диплом, чтобы направить работника на профпереподготовку, допустимо, но узнавать данные из паспорта или делать его скан-копию без согласия нельзя.

—— Обратите внимание ——
Оформление согласий на обработку персональных данных удобно поручить работникам отдела кадров.
———————————————————————————————————————————————————————————————————

Правило 2. Надо использовать для передачи данных только безопасные способы

Ситуация: Когда нужно отправлять в медицинскую организацию поименный список на медосмотр с персональными данными работников, к ним могут получить доступ посторонние.

Не следует отправлять персональные данные через мессенджеры или личную почту. В компании должен быть регламент, необходимо действовать по нему. Обычно документы с персональными данными передают по каналам связи с шифрованием. Если в компании его нет, то требуется отправлять материалы запароленным архивом по почте, а пароль — в мессенджере или по СМС.
Лучше взять за правило — не обсуждать конфиденциальную информацию с коллегами. Потому что нельзя передавать данные о состоянии здоровья работника или его индивидуальные особенности, которые не относятся к работе. Если нужно собрать деньги на помощь коллеге в сложной жизненной ситуации, не стоит разглашать ее без согласия.