Эксперты по защите персональных данных утверждают, что специалистам по охране труда грозит штраф 100 тысяч рублей от Роскомнадзора в случае нарушения законодательных норм. Давайте рассмотрим действия, которые могут привести к этому.
Правило 3. Нельзя допускать посторонних к документам
Ситуация: Когда проводится вводный инструктаж несколько раз в неделю, появляется соблазн хранить журнал под рукой, на рабочем столе.
Следует проверить, как вы хранятся документы с персональными данными. Они не должны лежать на рабочем столе или в тумбочке, где любой имеет к ним доступ. Хранить ЛНА в шкафах опасно, если они не закрываются на ключ. Нужно написать служебную записку, чтобы кабинет обеспечили необходимой мебелью для этих целей.
Необходимо завести отдельную папку на сервере и попросить коллег из службы информационных технологий ограничить к ней доступ всем, кроме именно специалиста по охране труда. Не стоит хранить файлы на флеш-карте, ее легко потерять.
Хранить ЛНА в общей папке на сервере опасно. Нельзя размещать там протоколы проверки знаний, списки на медосмотр, медзаключения, отчеты по СОУТ и другие документы с личной информацией, ведь работники увидят данные друг друга. Можно хранить в общем доступе инструкции по охране труда, памятки для работников и другую информацию без персональных данных.
Во внутренних документах требуется установить ограничение к доступу в помещение, где хранятся документы с персональными данными. Также не стоит выносить ЛНА из компании в обед, например, чтобы изучить их за чашкой кофе. Ваши домочадцы не должны знать информацию о работниках.
Правило 4. Не стоит создавать лишние копии документов с персональными данными
Ситуация: Когда проверка прошла и остались копии документов, утилизировать их жалко, вдруг еще пригодятся.
Лишние копии документов с персональными данными создают проблемы, так как есть ответственность за неразглашение информации в каждой. Не надо множить журналы, списки, приказы и т. д., если это не предусмотрено внутренними процедурами. Каждый дубликат увеличивает риск утечки данных.
Правило 5. Не следует молчать о нарушениях
Ситуация: Когда видно документы с персональными данными на чужом столе, но, в целях соблюдения норм этикета, не указывается на ошибку.
Необходимо сразу сообщать ответственному за защиту персональных данных в компании, если замечено нарушение или случайно допущено самим. Молчать нет смысла, лучше попытаться принять меры. Так можно обезопаситься от ответственности. Например, если случайно списки на медосмотр были отправлены по личной почте или была потеряна флешка с ЛНА, требуется сообщить об этом руководству.
Правило 6. Работать с персональными данными нужно только по распоряжению работодателя
Ситуация: Когда работа производится по привычному порядку, но после проверки Роскомнадзора работодатель предъявляет, что из-за личных ошибок были уплачены миллионные штрафы.
Надо проверить, что ознакомление под подпись с внутренними документами по обработке и защите персданных было произведено. Работать с ними вправе только те, кому работодатель предоставил доступ. Если не ознакомиться с регламентирующими документами, то хранить, обрабатывать и передавать персональные данные для исполнения должностных обязанностей нельзя. За все нарушения в этом случае будет отвечать работодатель, но у него точно появятся вопросы к нарушителю.
Необходимо изучить внутренние документы компании по работе с персональными данными и проверить, соблюдается ли политика безопасности. Если что-то непонятно, то стоит проконсультироваться с коллегой, который отвечает за обработку и защиту персональных данных.