Штраф в размере 130 тысяч рублей предусматривается Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях для предприятий, просрочивших медицинский осмотр работников даже на один день. Поэтому организовать общий медосмотр работников без нарушений соответствующих сроков, тем более с учетом трудоустройства сотрудников в разное время, нужно вдумчиво. Давайте рассмотрим вопросы выполнения обязательных требований по срокам данной процедуры.
Работодателей штрафуют за нарушение периодичности медосмотров, о котором они даже не подозревают. Одни неправильно считают сроки, другие не умеют их контролировать или соглашаются на ошибочные или рискованные предложения от медорганизаций. Предлагается два проверенных на практике способа, которые помогут исключить ошибки и наладить периодичность медосмотров в своей компании.
Оба способа одобрил ГИТ, они универсальные. При первом получится сэкономить время и сократить количество оформленных документов, но возрастут затраты на процедуру, особенно, если на предприятии высокая текучесть персонала. При втором способе работодатель сэкономит деньги, но количество бумаг и временные затраты на их оформление возрастут. У каждого способа свои плюсы и минусы.
Классический способ: экономятся силы и время, но заплатить придется больше — 1
В организации 26 юридических лиц, на которых работает более 11 тысяч человек. Чтобы проводить медосмотры ежемесячно, потребовался бы отряд специалистов, которые занимались бы только оформлением документов. А еще отдельное помещение, чтобы хранить заключения и заключительные акты. Поэтому было принято решение проводить общий медосмотр по юридическому лицу раз в год для всех работников, кому он требуется по закону. Опытным путем было определено, что так удобнее и выгоднее.
В некоторых юридических лицах установили периодичность раз в полгода. Например, на мясоперерабатывающем заводе с численностью 2500 работников проводятся медосмотры два раза в год благодаря наличию на его территории медицинского пункта.
Медосмотр на территории предприятия позволяет оптимизировать процесс. Учет работников, которым требуется медосмотр, ведет фельдшер медицинского пункта. Он составляет поименные списки и направляет их в службу охраны труда. Специалисты по охране труда совместно с отделом кадров проверяют списки и направляют руководителям подразделений. Руководители выдают работникам направления и контролируют прохождение медосмотра.
В юрлицах, где нет медпункта, организацией занимаются совместно со службой персонала. У них есть электронная база работников, графики сменности, и они знают, кто и когда пойдет в отпуск. Список работников, подлежащих медосмотрам, ежегодно актуализирует служба охраны труда, а потом передает его в кадры. В СУОТ прописано, что поименным списком и направлениями на предварительный медосмотр, журналом их учета занимаются сотрудники отдела кадров. Направления на периодический медосмотр и журнал их учета ведут руководители подразделений.
И вот процедура медосмотров налажена и СУОТ функционирует без сбоев. Но так было не сразу, пришлось столкнуться с определенными проблемами.
Другие подразделения отказывались заниматься медосмотрами. Энтузиастов взять на себя дополнительную работу обычно нет, но если прописать обязанности и директор утвердит положение о СУОТ, все ответственные должны будут выполнять требования. Поэтому следует изначально уделиь формулировкам в СУОТ силы и время, чтобы грамотно распределить обязанности по охране труда.
Для директора, как и для кадровой службы, необходимо подготовить аргументы заранее. Ссылаться следует на то, что у службы персонала самая актуальная информация по сотрудникам, именно они контактируют с работником с момента прихода в организацию до увольнения. Кроме того, кадры должны оформлять, регистрировать и хранить учетную, организационную и распорядительную документацию по персоналу. Это уже требование их профстандарта «Специалист по управлению персоналом», утвержденного приказом Минтруда от 09.03.2022 № 109н.
У ответственных лиц были ошибки в документах. Задачи по медосмотрам разделены между службой охраны труда, персоналом медпунктов, отделом кадров и руководителями структурных подразделений и не все из них хорошо разбираются в нюансах процедуры. Чтобы исключить ошибки, служба охраны труда разрабатыват все шаблоны в электронном виде и делает инструкцию о том, как направлять работников на медосмотр.
Форма направления входит в комплект документов, привязанный к должности в учетной системе. Ответственные вносят данные о конкретном работнике, распечатывают направление и заполняют журнал учета. Если появляются вопросы, служба охраны труда на них отвечает, разъясняет обязательные требования и при необходимости помогает заполнить документы.
В инструкции для проведения медосмотра прописывается порядок, по которому ответственные включают работников в поименный список. По должности с помощью инструкции они определяют, для кого по закону медосмотр ежегодный, а кого направлять можно реже. Проведение процедуры в общем порядке для всех работников позволит исключить ошибки с периодичностью. Например, при ежегодном медосмотре в марте отправляются даже те, кто проходил осмотр в феврале или январе. Так получается дороже, но зато нет путаницы.
—— Важно ——
Периодичность «1 раз в год» означает, что от даты предыдущего медосмотра до даты следующего должно пройти не больше 12 месяцев.
———————————————————————————————————————————————————————————————————