Бывают ситуации, в основном из-за халатного отношения к охране труда в организации, когда теряются документы по инструктажам. А это уже грозит штрафами. Давайте рассматривать, как действовать и какие материалы подготовить, чтобы доказать инспектору факт утери, кого включить в комиссию по расследованию, как оформить акт утери документов и восстановить инструктажи.

Необходимо восстановить инструктажи

Прежде чем восстанавливать инструктажи, следует издать приказ об итогах расследования причин утери документов. Приказом работодателя необходимо выполнить следующие шаги:

— поручить восстановить записи об инструктажах по охране труда;

— установить мероприятия для восстановления документов по инструктажами по охране труда;

— определить сроки на восстановление документов по инструктажам по охране труда;

— привлечь к дисциплинарной ответственности виновных лиц, при наличии.

—— Обратите внимание ——
Восстанавливать целевые инструктажи не обязательно. Достаточно отразить причины утери документов в акте.
———————————————————————————————————————————————————————————————————

Восстановить инструктажи — значит провести их повторно и зарегистрировать новой датой. Это нужно, чтобы при проверке доказать факт проведения инструктажа. Вводный инструктаж придется провести заново, а по инструктажам на рабочем месте достаточно организовать внеплановый.

—— Важно ——
При восстановлении необходимо учитывать сроки хранения инструктажей, установленные в количестве 45 лет — согласно пункта 423 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
———————————————————————————————————————————————————————————————————

Требуется определить, чьи инструктажи нужно восстановить и где брать необходимую информацию. Если утеряны вводные инструктажи, поможет список работников, принятых с даты утери инструктажей, который можно запросить в отделе кадров. В случае утери инструктажей на рабочем месте нужно поручить ответственным с помощью штатного расписания определить список лиц для внепланового инструктажа. Из списка работников, чьи инструктажи необходимо восстановить, надо исключить уволенных.

Вместо утерянного документа необходимо завести новый. Это может быть журнал либо другой локальный акт, в котором на предприятии регистрируют проведение инструктажей. Нужно внесите в него работников, чьи инструктажи нужно восстановить. В новом документе требуется указывать фактическую дату инструктажа, иначе обвинят в служебном подлоге.

Комментарий эксперта о необходимости проведения вводного инструктажа по охране труда при утере документов

Инспектор ГИТ вправе запросить новые инструктажи взамен утерянных, поэтому безопаснее восстановить вводные инструктажи по охране труда. Многим инспекторам ГИТ достаточно акта об утере и объяснительных должностных лиц, чтобы подтвердить, что инструктажи при приеме проводили. Но ваш инспектор может не войти в их число, ведь по закону он вправе требовать документы, которые подтвердят именно факт проведения инструктажа.

Когда принимается решение восстанавливать инструктажи или нет, требуется учитывать обстоятельства и причины утери. Если потеряны документы по вводным инструктажам без причин, которые можно подтвердить официально, рекомендуется их восстановить. Инспектор заподозрит, что их не было изначально, и запросит подтверждение в виде восстановленных инструктажей. Если инструктажи утеряны в результате чрезвычайной ситуации, менее вероятно, что при проверке потребуют подтвердить восстановление. Как правило, в этом случае документы, подтверждающие происшествие, убедят инспектора.