Средства ФСС на финансирование предупредительных мер ограниченны, поэтому лучше не откладывать предоставление документов на последние дни. Если фонд досрочно распределит все деньги между другими заявителями, то в финансировании вам откажут. Давайте рассмотрим пошагово, какие документы следует подготовить.

Шаг 5. Необходимо заполнить заявление и направить документы в ФСС

В заявлении нужно указывать, каким способом организация предпочитает получить от ФСС решение о финансировании. Заявление заполнить можно на бумажном носителе или в форме электронного документа. Форма заявления приведена в приложении 3 к Административному регламенту, утвержденному приказом Минтруда от 02.09.2014 № 598н.
К заявлению нужно приложить:

• план финансового обеспечения предупредительных мер в текущем календарном году по форме приложения к Правилам, разработанный с учетом перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, с указанием суммы финансирования;
• копию перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, который разработан по результатам СОУТ;
• копию или выписку из коллективного договора и (или) соглашения по охране труда между работодателем и представительным органом работников, если на предприятии есть такой документ;
• документы, подтверждающие необходимость финансового обеспечения, в зависимости от выбранных мероприятий.

—— Важно ——
Перед визитом в отделение ФСС нужно получить у руководителя организации доверенность на представление интересов предприятия в отделении ФСС.
————————————————————————————————————————————————

Заявление и документы можно предоставить в Фонд социального страхования на бумажном носителе или в форме электронного документа — согласно пункта 19 Регламента № 598н. Чтобы подать документы в электронном виде, организацию нужно зарегистрировать на портале госуслуг. Заявление и прилагаемые документы необходимо заверить усиленной квалифицированной электронной подписью. В этом случае дублировать документы на бумаге не нужно. Можно заверить заявление простой электронной подписью, но в этом случае документы нужно также подать в отделение ФСС на бумаге. В этом случае заявление не рассмотрят до того момента, пока фонд не получит документы на бумажном носителе.

Если документы будут подаваться в бумажной форме, то заявление и план финансового обеспечения нужно оформить в двух экземплярах. На экземплярах вашей фирмы специалист ФСС должен поставить отметки о получении. Копии документов должны быть заверены печатью страхователя в установленном законом порядке.

Заявление и прилагаемые к нему документы нужно подать до 1 августа в территориальный орган ФСС по месту регистрации организации. Не стоит откладывать подачу заявления на крайний срок, так как его вернут, если специалист фонда найдет ошибки в документах. При этом понадобится время, чтобы исправить ошибки, возможно, нужно будет получить новые документы от контрагентов, поэтому есть вероятность не успеть сдать заявление в установленный срок. Кроме того, если ФСС распределит все деньги между другими заявителями, в финансировании откажут, даже если вы вовремя предоставите все документы.

Шаг 6. Нужно узнать, предоставят ли вам финансирование

Территориальный орган ФСС в течение одного рабочего дня с даты регистрации заявления разместит на своем сайте информацию о его поступлении, с указанием даты и времени. Также на сайте можно отследить ход рассмотрения заявления.
Затем ФСС примет решение о финансировании предупредительных мероприятий в срок, который зависит от суммы взносов: в течение 10 рабочих дней со дня получения полного комплекта документов — при сумме страховых взносов, начисленных за предшествующий год, до 10 миллионов рублей; в течение 18 рабочих дней со дня получения полного комплекта документов — при сумме страховых взносов, начисленных за предшествующий год, более 10 миллионов рублей.

Решение по заявлению фонд оформляет приказом и отправляет страхователю в течение трех рабочих дней. Приказ могут вручить на личном приеме, отправить по почте или в форме электронного документа через портал госуслуг в зависимости от того, какой способ страхователь указал в заявлении. Если ФСС откажет в финансировании, он укажет причины отказа.

Территориальный орган ФСС может отказать в возмещении взносов, если:

• у предприятия есть задолженность по уплате страховых взносов, пени и штрафы, не погашенные на день подачи страхователем заявления. Риск отказа есть, даже если долг составляет несколько рублей;
• документы содержат недостоверную информацию;
• средства на возмещение взносов предприятиям, которые предусмотрены бюджетом ФСС, полностью распределены;
• предприятие представило неполный комплект документов.

По другим причинам ФСС отказать не вправе.

Шаг 7. Подавайте в ФСС ежеквартальный отчет

Если фонд одобрит финансирование предупредительных мер за счет взносов, нужно будет вести учет расходов и составлять отчеты — согласно пункта 12 Правил № 580н. Если предприятие включило в план будущие расходы и не полностью ими воспользовалось, об этом необходимо сообщить в ФСС до 10 октября.

Отчет следует готовить ежеквартально и сдавать в отделение фонда по месту регистрации. Срок сдачи не позднее 20-го числа первого месяца, который следует за истекшим кварталом. Отчеты нужно составлять по рекомендуемой форме из приложения 1 к письму ФСС от 20.02.2017 № 02-09-11/16-05-3685. К отчету необходимо приложить документы, которые подтверждают расходы. Если расходы не подтверждены документами о целевом использовании средств, их не засчитывают в счет уплаты страховых взносов. К документам надо оформить сопроводительный лист, на котором специалист ФСС поставит отметку о получении. Это будет подтверждением того, что сдача документов произошла вовремя и в полном объеме.

Если фонд принял положительное решение во втором или третьем квартале, представлять отчеты за предыдущие кварталы не нужно. Отчет составляют нарастающим итогом, поэтому если впервые подаете отчет в третьем квартале, то нужно включить информацию за предыдущие периоды.

Мероприятия, подлежащие финансовому обеспечению предупредительных мер:

спецоценка условий труда;

снижение уровня вредных факторов;

обучение по охране труда руководителей и работников малого бизнеса, руководителей госучреждений, специалистов и уполномоченных по охране труда, членов комиссий по охране труда;

приобретение СИЗ;

санаторно-курортное лечение работников;

проведение периодических медосмотров;

покупка лечебно-профилактического питания;

покупка алкотестеров для предсменных и предрейсовых медосмотров;

покупка тахографов;

покупка аптечек первой помощи.