С 1 марта редкий специалист по охране труда сможет избежать работы с реестрами Минтруда. И без личной электронной цифровой подписи (ЭЦП) уже не обойтись. Где и какую электронную подпись получить, чтобы работать с ней в личном кабинете по охране труда, давайте разбираться.

Зачем специалисту по охране труда ЭЦП

С 1 марта 2023 года каждый работодатель, который обучает охране труда внутри организации, должен зарегистрироваться в реестре ИП и юридических лиц, осуществляющих деятельность по обучению работников вопросам охраны труда. В реестр включает Минтруд после того, как получит от работодателя уведомление, подписанное электронной подписью - закреплено в пункте 107 Правил обучения, утвержденных постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464. На уведомлении работа не заканчивается: работодатель должен систематически вносить информацию об обученных работниках в другой список Минтруда — реестр обученных лиц.

Сведения в реестр обученных лиц передают после проверки знаний. В реестре работодатель может искать сведения об обучении своих работников как внутри организации, так и в учебном центре, работать с записями по обучению работников, которые ожидают добавления в реестр, а также добавлять записи вручную и с помощью импорта целевого XML-файла. Добавление каждой записи в реестр обученных лиц нужно подтвердить электронной подписью.

Ответственных за работу с реестрами в организации определяют приказом. Логично, если назначат специалиста по охране труда. Но работать без личной электронной подписи нецелесообразно: работодателю придется подтверждать каждую новую запись своей подписью.

Кроме работы по внесению информации об обученных, электронная подпись понадобится, чтобы информировать Минтруд о любых изменениях в данных организации. Уведомить об изменениях нужно в течение 10 рабочих дней - указано в пункте 110 Правил № 2464. Например, если поменяется среднесписочная численность, количество работников, которые проходят обучение по охране труда, фактический адрес, номер телефона и т. п. Необходимо объяснить работодателю нюансы работы с реестрами, а главное — необходимость оформить электронную подпись.

Где получить ЭЦП и как начать с ней работать

Для работы с реестрами специалисту по охране труда требуется усиленная квалифицированная электронная подпись, которую оформляют на сотрудника от имени организации. Сейчас ее можно получить только в удостоверяющем центре, это платно. В среднем за подпись на носителе и программу для работы с ней работодателю придется заплатить 5500 руб. Сертификат электронной подписи не бессрочный — придется продлевать в среднем раз в год, это около 3 тыс. руб.
----- Важно -----
Электронная подпись работает с помощью платной программы КриптоПро CSP.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Удостоверяющий центр попросит предоставить документы. Обычно, чтобы оформить подпись на сотрудника организации, запрашивают:

- заявление на изготовление электронной подписи;

- паспорт;

- СНИЛС;

- выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;

- копию устава;

- доверенность уполномоченного представителя организации.

Представители удостоверяющего центра выезжают к клиенту в офис, верифицируют личность, забирают документы и выдают ключ для электронной цифровой подписи на флешке-носителе.

Для начала работы с реестрами носитель с подписью вставляют в USB-слот компьютера. Далее нужно зайти в личный кабинет Минтруда и можно начинать информационное взаимодействие с ведомством.

Комментарий эксперта

В доверенности следует прописать полномочия по внесению данных в «Реестр работодателей» и «Реестр обученных», которые указаны в личном кабинете работодателя по охране труда. Перечень прав можно увидеть во вкладке «Администрирование» личного кабинета. Нужно вписать все или несколько полномочий:

— просмотр уведомлений о намерении обучать охране труда;

— формирование уведомления о намерении обучать охране труда;

— просмотр реестра обученных лиц;

— подпись и отправка уведомления о намерении обучать охране труда;

— формирование отложенных записей в реестр обученных лиц;

— подпись и отправка записей в реестр обученных лиц.

В доверенности следует указать дату и место составления, вписать наименование организации, Ф. И. О. получателя подписи, его паспортные данные, перечислить права. Также надо подписать доверенность у руководителя и поставить печать организации.