Все больше появляется надобность использования электронной подписи в своей работе, в своем функционале специалисту по охране труда. Ведь некоторые документы по охране труда можно предоставлять в бумажном виде, некоторые — в электронном виде, а для предоставления определенных документов работодателю оставлен выбор. Давайте разбираться.
Какой вид подписи подходит для полноценной работы по охране труда
В некоторых НПА прямо указали, что для работы нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Например, требование к такому виду подписи установили для отчета о СОУТ — указано в части 5.1 статьи 15 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ.
Если в НПА не указали вид подписи, на практике тоже не обойтись без УКЭП. К примеру, в Правилах обучения № 2464 не прописали конкретный вид подписи, но УКЭП необходима, чтобы направить в ЕИСОТ уведомление в Минтруд об обучении на предприятии и вносить записи в реестр обученных.
УКЭП заменяет собственноручную подпись своего владельца. Программы для УКЭП сертифицирует ФСБ, а выдают ее удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифры.
Как вести документы по охране труда
Документы по охране труда можно разделить на три типа. Первый тип требует использовать только электронную форму с электронной подписью. Для второго типа документов действует запрет на электронный формат, их можно вести только в бумажном виде. Третий тип позволяет работодателю самостоятельно выбрать форму: электронную или бумажную.
Только в электронном виде. Без электронной подписи специалист по ОТ не сможет работать в ЕИСОТ со сведениями по обучению работников. Каждую новую запись в реестре обученных должны подтверждать УКЭП. Чтобы работать оперативно, потребуется личная УКЭП.
Статистические отчеты работодателя закон разрешает сдавать только в электронном виде, подписывать электронной подписью — прописано в части 7 статьи 8 Федерального закона от 29.11.2007 № 282-ФЗ. Специалист по ОТ должен уметь составлять статистические отчеты по формам № 7-травматизм и № 1-Т (условия труда), знать цифровые платформы для сдачи этих отчетов. Такие необходимые умения и знания указали в профстандарте специалиста по охране труда, утвержденном приказом Минтруда от 22.04.2021 № 274н.
Только в бумажном виде. Нельзя использовать электронную подпись и оформлять в электронном виде трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности работников, акт о несчастном случае, приказ или распоряжение об увольнении, а также документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда. Запрет на электронный документооборот прописали в части 3 статьи 22.1 ТК РФ.
В бумажном или электронном виде. С остальными документами по охране труда у работодателя есть выбор: вести их на бумаге или внедрить электронный документооборот с электронными подписями. Чтобы внедрить электронный документооборот, работодателю нужно утвердить такое решение в локальном акте и указать в нем перечень документов, которые переводят в электронный вид. Система электронного документооборота при этом должна соответствовать требованиям Минтруда к составу и форматам документов, утвержденных приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н.
Обязательный элемент описания электронного документа — код. В приложении к приказу № 578н указали коды только для шести документов по охране труда. C остальными документами по охране труда можно применять код 12.999.
Когда документы ведут в электронном виде, дублировать их на бумаге не нужно. Чтобы начать электронный документооборот с работником, необходимо получить его согласие. Согласие необязательно получать у работников, принятых после 31 декабря 2021 года — согласно частей 5 и 7 статьи 22.2 ТК РФ.