Все больше появляется надобность использования электронной подписи в своей работе, в своем функционале специалисту по охране труда. Ведь некоторые документы по охране труда можно предоставлять в бумажном виде, некоторые — в электронном виде, а для предоставления определенных документов работодателю оставлен выбор. Давайте разбираться.

Кто платит за электронную подпись

Работодатель должен за свой счет приобретать электронные подписи для работников и продлевать их. Если у работника есть своя УКЭП, он может использовать ее — согласно частей 12, 13 статьи 22.2 ТК РФ.
Расходы на электронную подпись включают в себя покупку токена — защищенного материального носителя ключа, лицензии на программу для работы, услуги по созданию ключа электронной подписи, ключа ее проверки, а также оформлению сертификата ключа. Сертификат нужно продлевать в среднем раз в год.

—— Важно ——
Расходы на электронный документооборот можно внести в план мероприятий по улучшению условий и охраны труда — информация прописана в пункте 32 Перечня, утвержденного приказом Минтруда от 29.10.2021 № 771н.
———————————————————————————————————————————————————————————————————

Как бесплатно получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП)

Бесплатно получить сертификат и сформировать УКЭП или УНЭП можно в приложении «Госключ». Приложение позволяет подписывать документы без токена, с телефона или планшета. Чтобы получить подпись, нужна подтвержденная учетная запись на «Госуслугах» и привязанный к ней номер телефона. Для УКЭП дополнительно понадобится действующий загранпаспорт с биометрическим чипом и функцией NFC на гаджете либо подтвержденная на «Госуслугах» биометрия.
Скачать приложение «Госключ» можно в Google play, App Store, AppGallery или RuStore. Сейчас в приложении можно подписывать в том числе кадровые документы. Но «Госключ» пока нельзя применять для работы с реестрами в личном кабинете по охране труда в ЕИСОТ.

Что нужно сделать до сентября

Сейчас можно использовать два варианта УКЭП: оформленные на организацию со сведениями о ее представителе и выданные физлицу лично. Выданные на компанию с данными сотрудника УКЭП действуют по 31 августа 2023 года. Затем такие подписи утратят силу, а удостоверяющие центры прекратят их выдавать — согласно части 3 статьи 4 Федерального закона от 30.12.2021 № 443-ФЗ. С 1 сентября 2023 года для электронного документооборота должны использовать только личные УКЭП с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

—— Обратите внимание ——
Схему единого формата МЧД Минцифры разместило на «Госуслугах».
———————————————————————————————————————————————————————————————————

МЧД также называют электронной доверенностью. Это файл в формате XML, который содержит информацию о доверителе, представителе и его полномочиях — указывается в пунктах 1, 2 приказа Минцифры от 18.08.2021 № 857. МЧД избавляет от необходимости предъявлять бумажную доверенность на подписание документов. Например, СФР уже принимает документы, подписанные УКЭП c МЧД.

Если сроки новых правил не перенесут, к сентябрю нужно приобрести личную подпись и МЧД. Личные УКЭП по-прежнему выдают аккредитованные Минцифры удостоверяющие центры. Оформить МЧД вместе с электронной подписью можно на «Госуслугах», в личном кабинете работодателя во вкладке «Делегирование полномочий» раздела «Доверенности и доступы». Другой вариант — выпустить МЧД в системе электронного документооборота работодателя по инструкции оператора системы.

Чтобы МЧД специалиста по охране труда приобрела юридическую силу, работодатель должен завизировать ее своей УКЭП. С 1 сентября работодателям нельзя использовать УКЭП, которые выдали удостоверяющие центры Минцифры. Руководителям компаний и ИП бесплатно выдают УКЭП удостоверяющие центры ФНС, руководителям госучреждений — казначейства, руководителям банков и операторов платежных систем — Центробанк. Этот порядок указан в статье 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Комментарий эксперта

Можно предложить руководителю организации выбрать: или СОТ периодически будет просить его подписывать передаваемые в ЕИСОТ сведения, или для СОТа приобрести личную УКЭП. Неудобства первого варианта очевидны, поэтому уговаривать руководителя вряд ли придется.

Кроме подачи сведений в реестр обученных, можно использовать УКЭП, чтобы заявлять о финансовом обеспечении, а также для передачи отчетов по охране труда в Росстат.

УКЭП действительно облегчает работу и экономит много времени. Сомнений в ее защищенности пока не возникает. Удобно, что обо всех действиях с УКЭП уведомления приходят в СМС-сообщениях.