Иногда случается так, что специалист по охране труда приходит работать в организацию и обнаруживает ситуацию, что какие-то журналы регистрации инструктажей по охране труда по каким-либо причинам отсутствуют. Как действовать и какие материалы подготовить, чтобы доказать инспектору факт утраты инструктажей по охране труда, кого включить в комиссию по расследованию, как оформить акт утери и восстановить инструктажи ? — давайте разбираться.

Необходимо восстановить инструктажи

—— Обратите внимание ——
Восстанавливать целевые инструктажи не обязательно. Достаточно отразить причины утраты документов в акте.
———————————————————————————————————————————————————————————————————

Прежде чем восстанавливать инструктажи, необходимо издать приказ об итогах расследования причин утраты документов. Приказом работодателя:

— нужно поручить восстановить инструктажи по охране труда;

— нужно установить мероприятия для восстановления инструктажей по ОТ;

— нужно определить сроки на восстановление инструктажей по ОТ;

— нужно привлечь к дисциплинарной ответственности виновных лиц, при наличии.

Восстановить инструктажи — значит провести их повторно и зарегистрировать новой датой. Это нужно, чтобы при проверке доказать факт проведения инструктажа. Вводный инструктаж придется провести заново, а по инструктажам на рабочем месте достаточно организовать внеплановый.
—— Важно ——
При восстановлении нужно учитывать сроки хранения инструктажей, которые составляют 45 лет — согласно пункта 423 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
———————————————————————————————————————————————————————————————————

Требуется определить, чьи инструктажи нужно восстановить и где брать необходимую информацию. Если утеряны вводные инструктажи, поможет список работников, принятых с даты утери инструктажей, который можно запросить в отделе кадров. В случае утери инструктажей на рабочем месте, следует поручить ответственным с помощью штатного расписания определить список лиц для внепланового инструктажа. Из списка работников, чьи инструктажи необходимо восстановить, нужно исключить уволенных.

Вместо утерянного документа необходимо завести новый. Это может быть журнал либо другой локальный акт, в котором на предприятии регистрируют проведение инструктажей. Тогда уже внести в него работников, чьи инструктажи нужно восстановить. В новом документе нужно указывать фактическую дату инструктажа, иначе можно получить обвинение в служебном подлоге.

Комментарий эксперта

Инспектор ГИТ вправе запросить новые инструктажи взамен утерянных, поэтому безопаснее восстановить вводные инструктажи по охране труда. Многим инспекторам ГИТ достаточно акта об утрате и объяснительных должностных лиц, чтобы подтвердить, что инструктажи при приеме проводили. Но не каждый инспектор входит в их число, ведь по закону он вправе требовать документы, которые подтвердят именно факт проведения инструктажа.

Когда будет приниматься решение о восстановлении инструктажей, следует учитывать обстоятельства и причины утери. Если документы по вводным инструктажам были утеряны без причин, которые можно подтвердить официально, то рекомендуется их восстановить. Инспектор заподозрит, что их не было изначально и запросит подтверждение в виде восстановленных инструктажей. Если инструктажи утеряны в результате чрезвычайной ситуации, менее вероятно, что при проверке потребуют подтвердить восстановление. Как правило, в этом случае документы, подтверждающие происшествие, убедят инспектора.