Все чуть не с детства знают, что документы должны храниться после закрытия — крайне редко их сразу выбрасывают. Слова «архив», «сейф» и т.д. даже дети нередко используют. Так вот о том, где хранить документы, кто за это должен отвечать, о подготовке бумаг по охране труда к уничтожению и пр. давайте рассматривать вопросы.

Кто должен хранить документы по охране труда

Документы, которые составляют и ведут специалисты по охране труда, следует хранить в службе охраны труда. К таким документам, например, относят положение о СУОТ, документы с результатами СОУТ, приказы и распоряжения по охране труда, журналы регистрации вводных инструктажей, документы по расследованию НС и журналы их регистрации. Специалисты по ОТ также должны вести и хранить НПА с требованиями охраны труда по специфике предприятия — указано в пункте 3.1.5 профстандарта, утвержденного приказом Минтруда от 22.04.2021 № 274н.

—— Важно ——
Когда правила хранения архивных документов нарушают, ответственного штрафуют до 5 тыс. руб., компанию — до 10 тыс. руб. Это прописано в статье 13.20 КоАП.
———————————————————————————————————————————————————————————————————

Документы, которые оформляют на рабочих местах, хранят в структурных подразделениях. Руководители структурных подразделений или другие ответственные за охрану труда на местах отвечают за хранение инструкций по охране труда, нарядов-допусков, журналов регистрации инструктажей на рабочем месте, программ стажировок и т. д.

Специалистам по охране труда нужно организовать работу так, чтобы требования охраны труда на предприятии выполняли. С этой целью следует, в том числе контролировать хранение документов в структурных подразделениях.

Сколько хранить документы по охране труда

Хранить документы на предприятиях должны в соответствии со сроками, которые утвердил Росархив. Для документов по охране труда сроки указаны в разделе 7.3 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Соблюдать сроки хранения обязаны и госорганизации, и коммерческие компании. Исключений ни для кого нет — требование из пункта 4.3 Инструкции по применению Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.

Для одних документов сроки хранения временные, для других — постоянные. Временный срок ограничен определенным количеством лет. Если временный срок указан как 50/75 лет, 50 лет следует хранить закрытые после 1 января 2003 года документы, а 75 — до этой даты. Эта информация из пункта 4.8 Инструкции № 237.

Что делать с документами постоянного хранения

Работодателю не нужно хранить документы постоянно, этим занимаются архивы. Документы с отметкой о постоянном хранении в архивы сдают:

— федеральные госорганы и организации, госкорпорации, госкомпании и государственные внебюджетные фонды — спустя 15 лет хранения;

— региональные госорганы и организации — спустя 10 лет;

— органы местного самоуправления и муниципальные организации — спустя 5 лет;

— организации, которые обязаны передавать документы в архивы, — в срок по договору.

—— Обратите внимание ——
Если было принято решение создать свой архив, номенклатуру дел работодатель должен утверждать самостоятельно. Ее можно составить по форме из приложения 1 к Правилам № 77.
———————————————————————————————————————————————————————————————————

Государственные и муниципальные архивы создают списки организаций, которые являются источниками их комплектования. Чтобы попасть в список, нужно заключить договор с госархивом, без него документы компании в архив не примут — прописывается в части 2 статьи 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Договор составляют в двух экземплярах и подписывают уполномоченные лица. После того как архив примет решение включить компанию в список источников его комплектования, один экземпляр подписанного договора включают в архивное дело, второй — направляют в компанию.

Компании, чьи документы не подлежат передаче в архивы, должны хранить документы с отметкой «Постоянно» не менее 10 лет. Затем можно сдать документы постоянного хранения в собственный архив, создавать который коммерческие компании вправе, но не обязаны. Если срок хранения документа менее 10 лет, передавать его в архив не нужно — согласно пунктов 1, 2 Правил, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Хранение архивных документов можно передать на аутсорс. Для этого следует заключить договор с организацией, у которой такой вид деятельности есть в уставе.