Все чуть не с детства знают, что документы должны храниться после закрытия — крайне редко их сразу выбрасывают. Слова «архив», «сейф» и т.д. даже дети нередко используют. Так вот о том, где хранить документы, кто за это должен отвечать, о подготовке бумаг по охране труда к уничтожению и пр. давайте рассматривать вопросы.
Как быть с документами, которых нет в Перечне № 236
Не все документы по охране труда перечислили в разделе 7.3 Перечня № 236. Поэтому Минтруд и Роструд дополнительно разъясняли возникшие вопросы. Например, пояснили, что сроки для приказов по охране труда нужно определять исходя из их содержания и цели издания. Если приказ выпустили по основной деятельности предприятия, он подлежит постоянному хранению, если по административно-хозяйственной — 5 лет.
Пример. Руководитель энергосбытовой компании назначил своего заместителя ответственным руководителем работ в электроустановках. Решение связано с профильной деятельностью предприятия, значит, хранить приказ нужно постоянно. Руководитель компании также поручил специалисту по ОТ организовать процедуры входного контроля для очередной партии СИЗ от поставщика. Это административно-хозяйственный вопрос, поэтому приказ о проведении входного контроля достаточно хранить пять лет.
Срок хранения для документов о СОУТ в Перечне № 236 указали. Однако не уточнили, как долго хранить документы по оценке профрисков. Поскольку оценку профрисков проводят, чтобы узнать о состоянии охраны труда и принять меры по улучшению, следует руководствоваться пунктом 409 Перечня № 236. Хранить документы по оценке профрисков необходимо пять лет.
Инструкции по охране труда можно считать документами об обучении работников, срок для хранения этих документов — пять лет. Поэтому недействующие инструкции по охране труда достаточно хранить в течение пяти лет — согласно пункта 421 Перечня № 236. Нужно учитывать, что для журналов регистрации инструктажей отдельный срок, их следует хранить 45 лет — прописано в пункте 423 Перечня № 236.
Как отсчитывать сроки хранения
Сроки считают с момента, как завершили вести документ. За точку отсчета следует брать 1 января года, который следует за годом, в котором документ был закрыт — согласно пункта 4.1 Инструкции № 237.
Пример. На предприятии провели проверку знаний работников. Председатель и члены комиссии подписали протокол 2 февраля 2024 года. Работодатель должен отсчитывать пятилетний срок хранения, начиная с 1 января 2025 года. Хранить документ нужно до 1 января 2030 года.
Работодатель вправе хранить документы по охране труда дольше положенного срока, когда того требуют особенности работы компании и ее практические потребности. Уменьшать сроки хранения нельзя — требование из пунка 4.10 Инструкции № 237.
Что делать с документом, когда срок временного хранения истечет
Когда срок временного хранения закончится, документу нужно пройти экспертизу ценности. Процедуру ежегодно должна проводить экспертная комиссия. По результатам экспертизы принимают решение о передаче в архив или об уничтожении документов — указывается в пунктах 14, 17 Правил № 77.
—— Обратите внимание ——
Подтверждение факта утилизации прикладывают к акту о выделении к уничтожению документов.
———————————————————————————————————————————————————————————————————
Если в архив направлять документ не нужно, после экспертизы руководитель компании или уполномоченный им сотрудник утверждает акт о выделении документов к уничтожению. Затем документы передают предприятию по переработке вторсырья. Документы, которые содержат информацию ограниченного доступа, сначала должны измельчать в шредере — прописано в пункте 31 Правил № 77.