В этом материале давайте рассмотрим порядок действий, необходимый как для хранения, так и для уничтожения документов по охране труда. Также есть определенные сроки и возможность хранения такого рода документов в электронном виде. Чтобы избежать ошибок, следует придерживаться некоего алгоритма.
Где и какие документы по охране труда хранить
В службе охраны труда необходимо хранить документы, которые составляют и ведут специалисты по охране труда. Например, положение о СУОТ, документы с результатами спецоценки, приказы и распоряжения по охране труда, журналы регистрации вводных инструктажей, материалы расследования несчастных случаев и др. Также в службе нужно хранить НПА с требованиями по специфике предприятия — согласно пункта 3.1.5 профстандарта, утвержденного приказом Минтруда от 22.04.2021 № 274н.
—— Важно ——
За ошибки в хранении, учете и комплектации архивных документов компании грозит штраф на сумму до 10 тыс. руб. по статье 13.20 КоАП.
———————————————————————————————————————————————————————————————————
В структурных подразделениях руководители или другие ответственные хранят документы по охране труда, которые оформляют на рабочих местах. К ним относятся инструкции по охране труда, наряды-допуски, журналы регистрации инструктажей на рабочем месте, программы стажировок и т. д. Требуется контролировать, как руководители и ответственные хранят документы в подразделениях.
Сколько хранить документы
Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для документов по охране труда сроки указаны в разделе 7.3.
—— Обратите внимание ——
Срок хранения документа можно продлить, но нельзя сократить, иначе грозят штрафы по статье 5.27 КоАП — указывается в пункте 4.10 Инструкции № 237.
———————————————————————————————————————————————————————————————————
Для документов Росархив установил временные и постоянные сроки хранения: 50 лет нужно хранить документы, которые закрыты после 01.01.2003, 75 лет — остальные. Сроки следует считать с момента, как было завершено ведение документа, но начинать отсчет надо с 1 января года, который следует за годом закрытия — требование из пунктов 4.1, 4.8 Инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.
Пример отсчета срока хранения документов. Председатель и члены комиссии проверили знания работников 2 февраля 2025 года. Протокол с результатами проверки знаний комиссия оформила в тот же день. Росархив установил для протоколов пятилетний срок хранения. Специалист по охране труда начал отсчет срока с 1 января 2026 года и будет хранить протоколы до 1 января 2031 года.
Как упорядочить хранение
Хорошим решением будет разделение документов на две стопки: текущие — с которыми еще нужно работать, и завершенные — которые в работе уже не нужны. Завершенные стоит разбить на три категории в зависимости от длительности хранения: постоянного, до 10 лет и свыше 10 лет. Внутри категории можно рассортировать документы по видам: журналы, протоколы, акты, ЛНА и т. д. Внутри видов — по годам. Сразу не помешает отметить документы с истекшим сроком хранения.