В этом материале давайте рассмотрим порядок действий, необходимый как для хранения, так и для уничтожения документов по охране труда. Также есть определенные сроки и возможность хранения такого рода документов в электронном виде. Чтобы избежать ошибок, следует придерживаться некоего алгоритма.
Куда передать документы длительного и постоянного хранения
Документы с постоянным сроком хранения или свыше 10 лет необходимо передать в архив: собственный, специализированный коммерческий или государственный, муниципальный по договору — согласно пунктов 34, 37 Правил, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Сделать это нужно в срок не раньше года и не позднее трех лет по завершении делопроизводства — указывается в пунктах 47, 48 Правил № 77.
Хранить документы с отметкой «Постоянно» следует не менее 10 лет, если компания не заключила договор с государственным или муниципальным архивом — требование из пункта 4.4 Инструкции № 237, части 2 статьи 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Затем можно передать их в собственный архив, создавать который коммерческие организации вправе, но не обязаны — прописано в пунктах 1, 2 Правил № 77. Другой вариант — передать хранение на аутсорс и для этого заключить договор с организацией, у которой такой вид деятельности есть в уставе.
Комментарий эксперта о хранении электронных документов по охране труда
Хранить архивные электронные документы можно двумя способами. Первый — в Системе хранения электронных документов (СХЭД). Второй — на дисках и флешках, если не нужно поддерживать юридическую значимость документа, нельзя перезаписать его в СХЭД или при ограниченном доступе из-за гостайны или пометки «Для служебного пользования».
Следует заранее подготовить электронный архивный документ — основную часть в формате PDF/A, файлы электронных подписей и приложения — таблицы, графики, схемы, аудио и видео. Также надо прикрепить файл описания и включить в него обязательную информацию: дату и регистрационный номер документа, его вид и др. — прописано в пункте 141 Правил № 77.
Электронный документ нужно передать в архив по описи. В ней надо указать название программного обеспечения, в котором был создан документ, и программы, с помощью которой его можно открыть. Дополнительно хорошо бы составить цифровой реестр со списком файлов. Передать электронный документ требуется в архив в те же сроки, что и бумажные.
Как действовать по истечении срока временного хранения
Необходимо направить документ на экспертизу ценности, если срок временного хранения закончился. Процедуру ежегодно должна проводить экспертная комиссия. По результатам экспертизы требуется передать документ в архив или уничтожьте его — согласно пунтов 14, 17 Правил № 77.
—— Обратите внимание ——
В 2026 году можно уничтожить документы со сроком хранения 1, 3, 4 и 10 лет, если закрыли их в 2024, 2022, 2020 и 2015 годах.
———————————————————————————————————————————————————————————————————
Следует утвердить от имени руководителя компании или уполномоченного акт о выделении документов к уничтожению, если направлять их в архив не нужно. После этого можно передать документы предприятию по переработке вторсырья, но предварительно измельчить в шредере те, в которых есть информация ограниченного доступа — указывается в пункте 31 Правил № 77.
Когда документы будут уничтожены, по их дате нужно найти номенклатуры и годовые разделы описей. В графе «Примечание» нужно написать слово «Уничтожены», проставьте номер и дату акта об уничтожении. Например, «Уничтожены. Акт от 27.02.2026 № 1».