Бывают ситуации, в основном из-за халатного отношения к охране труда в организации, когда теряются документы по инструктажам. А это уже грозит штрафами. Давайте рассматривать, как действовать и какие материалы подготовить, чтобы доказать инспектору факт утери, кого включить в комиссию по расследованию, как оформить акт утери документов и восстановить инструктажи.
Бытует стереотип, что инспектор ГИТ может оштрафовать работодателя только в течение одного года после нарушения требований охраны труда. Срок отсчитывают со дня, когда в организации допустили несоблюдение требований. Но такое правило действует только на недлящиеся нарушения, к которым не относится допуск персонала к работе без обучения по охране труда. Поэтому инспектор вправе оштрафовать, даже если потеряли старые документы, которые подтверждают проведение инструктажей. Как же избежать штрафных санкций, если подобное произошло?
Необходимо уведомить руководителя об утере
Когда обнаружена утеря инструктажей по охране труда, следует сразу сообщить об этом руководителю организации, чтобы избежать обвинений в сокрытии случая. Нужно уведомить его с помощью служебной записки. В документе надо описать обстоятельства, при которых обнаружена утеря, перечислить наименования инструктажей по охране труда и указать подразделения, в которых выявлены нарушения. Также нужно обозначить сроки расследования и восстановления инструктажей.
Требуется создать комиссию по расследованию
Чтобы расследовать причины и обстоятельства утери инструкций, потребуется подготовить приказ о создании комиссии из нечетного числа участников. В документе следует указать состав и обозначить задачи комиссии, а также установить сроки расследования.
Возглавляет комиссию по расследованию директор или его заместитель, так как именно работодатель обязан обеспечить наличие инструктажей по охране труда — требование из статьи 214 ТК РФ. В комиссию можно включить представителей отдела кадров, службы безопасности и членов представительного органа работников, при наличии.
Следует расследовать утерю и оформить акт
В ходе расследования нужно опросить ответственных за инструктажи и других причастных лиц, чтобы выявить причины инцидента и виновных. Также надо получитеь объяснения и с работников, которые ранее отвечали за утерянные инструктажи. В объяснительных ответственные должны подтвердить, что проводили инструктажи вовремя и в соответствии с утвержденными программами. В каждой объяснительной записке важно указать период ответственности работника, а сами объяснительные нужно прикрепить к акту об утере инструктажей по охране труда.
Законом форму акта об утере инструктажей по охране труда не утвердили, поэтому можно оформить его в свободной форме. В акте требуется указать причины утери инструктажей и виновных лиц, а также комиссию, которая расследовала случай. Также надо отметить необходимость восстановить инструктажи по охране труда.
В зависимости от причин утери документов по инструктажам по охране труда следует приложить к акту подтверждающие документы. Если документ утерян должностным лицом, надо приложить его объяснение. В случае чрезвычайной ситуации нужно получить подтверждение происшествия. Например, если документы сгорели в пожаре, требуется запросить в Министерстве по чрезвычайным ситуациям справку о пожаре и копию протокола осмотра места пожара, а также опросить очевидцев. Если не будет представлен подтверждающий документ, есть риск получить штраф, так как инспектор ГИТ решит, что ни утери, ни инструктажей по охране труда не было.