С сентября 2022 года личная карточка может заменить журналы инструктажей и стажировочные листы. У этого вида документов по охране труда есть как преимущества, так и недостатки. В своей организации специалист по охране труда может разработать и ввести собственную форму личной карточки. Давайте рассмотрим тонкости этого процесса.
Как разработать и что включить в личную карточку
Рекомендуется разрабатывать карточку самостоятельно под свои потребности. Чтобы разработать карточку, нужно оценить объемы обучения в организации. Например, надо посчитать количество инструктажей, стажировок и протоколов проверки знаний за последние полгода. И тогда уже проанализировать эти цифры, а также периодичность каждого вида обучения. Эти данные помогут выявить проблемные виды обучений, работу с которыми карточка сможет упростить.
Инструктажи. В основном карточки используют именно для инструктажей, потому что у них самая высокая периодичность. Также, если регистрировать инструктажи в карточке, дублировать их в других документах не обязательно. В организации с десятками подразделений карточка поможет избавиться от кучи журналов.
Руководителю организации нужно решить, какие инструктажи будут фиксироваться в карточке. Если вводный инструктаж проводит специалист по охране труда, он может продолжать регистрировать его в журнале, который будете хранить у себя. Так будет уверенность, что в подразделениях не потеряют данные об инструктаже, за проведение которого специалист по охране труда отвечает.
Обучение и проверка знаний требований ОТ. Не нужно включать этот раздел в карточку, если нет проблем с учетом обучения или большинство работников от него освобождены.
Результаты обучения и проверки знаний работодатель обязан регистрировать в протоколе заседания комиссии, поэтому записи в карточке несут исключительно информативный характер. Время на заполнение этого раздела потратится, но подтверждения карточкой процесса обучения и проверки знаний не будет.
Этот раздел будет полезен для крупных компаний, в которых работники обучаются по нескольким программам. Карточка поможет вести учет обучений конкретного работника и спланировать его будущее обучение. Включать этот раздел следует, если планируется периодически обучать работников с опозданием или происходит регулярное перекладывание гор бумаг, чтобы понять, по каким программам работник обучался.
Стажировка. Этот раздел необходимо включить в личную карточку, если в организации производят работы повышенной опасности. Чтобы заполнить информацию по стажировке, не понадобится много времени. А отдельный лист стажировки — дополнительная работа и еще один документ, который необходимо хранить 5 лет.
Не стоит торопиться удалять этот раздел, если работы повышенной опасности не производят. Надо проверить, возможно, требование проводить стажировку содержится в отраслевых НПА. В иных случаях стажировка не обязательна, но ее могут проводить по решению работодателя.
Необходимо учитывать текучесть кадров и процент работников, которые подлежат стажировке. Нет смысла включать раздел со стажировкой, если ее проходят 10 процентов работников и на этих рабочих местах трудятся постоянные работники. В карточках раздел будет пустовать.
Пример. В организации работает 400 человек. Работы повышенной опасности выполняет только бригада сварщиков из пяти человек. За последний год состав бригады не менялся. Стажировку сварщикам провели единожды, когда принимали на работу. В конкретной организации неэффективно включать раздел со стажировкой в карточку, так как в большинстве случаев он будет пустым.
Как ввести личную карточку и где хранить
Чтобы ввести личные карточки в организации, нужно прописать порядок в Положении о СУОТ или оформить отдельным ЛНА. Также подойдет Положение о порядке обучения по ОТ и проверке знаний требований ОТ. Также надо утвердить порядок ведения и форму личной карточки. Если в организации есть профсоюз, необходимо согласовать с ним. В порядке следует прописать, кто ведет и хранит личные карточки.
Хранят личные карточки, как правило, непосредственные руководители работников.
Каждый руководитель хранит карточки своих подчиненных. Если в организации есть архивное помещение, по мере накопления личные карточки сдаются в архив.
Как заполнять личную карточку
Карточку оформляют либо работники отдела кадров при приеме, либо специалист по ОТ во время вводного инструктажа. Это зависит от порядка, который разработан в организации. Удобнее, когда заводит карточку специалист отдела кадров, так как он вносит данные непосредственно из документов, которые работник предъявляет при трудоустройстве. Также в кадрах без ошибок укажут подразделение и должность согласно штатному расписанию.
—— Обратите внимание ——
Если работник сам заполнил начало карточки обучения, обязательно нужно перепроверить данные на правильность.
———————————————————————————————————————————————————————————————————
Прохождение каждого вида обучения в личной карточке регистрирует работник, ответственный за него. Инструктажи на рабочем месте регистрирует непосредственный руководитель, целевой — руководитель работ, результаты проверки знаний — председатель или член комиссии, стажировку — наставник.